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Office Management / Assistenz der Geschäftsleitung (w/m)

Stelle ab sofort verfügbar

In den zeroseven design studios entwickeln wir Markenunikate und Kommunikation im gesamten Markenraum. Wir inszenieren, überraschen, verführen und begeistern. Um Menschen zu gewinnen. Um Unternehmen und Märkte zu beflügeln.

In den zeroseven design studios arbeiten 35 erfahrene Online-, Design-, Marketing-, Kommunikationsspezialisten, Architekten und Bauplaner in interdisziplinären Teams zusammen. Und verbinden intelligente Strategien und Technologien mit hoher Designqualität.

Digital, analog und in der Architektur. 

Ihr Aufgabengebiet

  • Unseren Empfang und Telefonzentrale verantworten
  • Telefonakquise und Kontakte organisieren
  • Unterstützung des operativen Tagesgeschäfts der Geschäftsführer
  • Proaktive Planung, Durchführung, Koordination und Kontrolle administrativer Arbeiten
  • Öffnung, Priorisierung und Verteilung der Eingangspost
  • Führung und Überwachung der Geschäftsführungs-Terminplanung
  • Organisatorische und inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Terminen
  • Vorbereitung, Planung und Erledigung aller Vorgänge für Reisekostenabrechnung
  • Urlaubsübersicht des Teams in Rückkopplung mit den Projektleitern
  • Abwicklung von Bewerbungen und deren Schriftverkehr
  • Verantwortung für die Materialbeschaffung, -pflege und -ausgabe
  • Postgänge/Führung Portokasse
  • Übernahme von Spezialaufgaben für die Geschäftsleitung
  • Übernahme von teambezogenen Aufgaben in Absprache mit der Geschäftsleitung
  • Erstellung und Pflege von Kundenadressen-, Ansprechpartner- und Telefonlisten
  • Erledigung von Korrespondenz

 

Hausverwaltung

  • Koordination und Betreuung der Reinigungskräfte, Hausmeister und Handwerker
  • Entgegennahme und Bearbeitung der Anliegen der Mieter
  • Vermietung der freien Zimmer (Anzeigenerstellung, Entgegennahme und Beantwortung von Mietgesuchen, Abstimmung von Besichtigungsterminen)
  • Durchführung der Nebenkostenabrechnung
  • Erstellung von Mietverträgen
  • alltägliche organisatorische Aufgaben

Was wir erwarten

  • Mind. 3 Jahre Berufserfahrung im Idealfall in einer Agentur
  • Betriebswirtschaftliches Gespür
  • Erfahrung im Rechnungswesen
  • Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
  • Gute Office-Kenntnisse
  • Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
  • Repräsentatives und freundliches Auftreten
  • Gepflegtes äußeres Erscheinungsbild
  • Sicherheit im Umgang mit Gesprächspartnern
  • Selbständige und sorgfältige Arbeitsweise
  • Sie bringen stets ein Lächeln mit
  • Zuverlässig und Gewissenhaft
  • Teamfähigkeit und Organisationsgeschick
  • Souveränität und Zuverlässigkeit setzen wir voraus

Was wir bieten

  • Verantwortungsvolle Schlüsselposition
  • Ein spannendes und verantwortungsvolles Aufgabenspektrum
  • Ein toller Teamspirit in einer modernen und entspannten Arbeitsumgebung
  • Angenehmes Arbeitsklima
  • Eigenverantwortliches Handeln und Organisieren
  • Spannende und abwechslungsreiche Aufgaben

Umfang der Bewerbungsunterlagen

Wenn Sie überzeugt sind in diesem Bereich Außergewöhnliches leisten zu können, begeistern Sie uns mit Ihrer Bewerbung. Ihr vollständiges Profil senden Sie uns bitte mit Angabe des nächstmöglichen Eintrittstermins, Gehaltswunsch und mit folgenden Unterlagen in digitaler Form an die unten aufgeführte E-Mail Adresse: Lebenslauf, Ausbildungs-, Hochschul-, Praktika- und Arbeitszeugnisse. 

Bewerbung an: jobs@zeroseven.de

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