Mitarbeiterin aus dem Gastronomiebereich für Empfangs- und Teamsekretärin-Tätigkeit (w/m)

Ulm | Ab sofort

In den zeroseven design studios arbeiten 30 Kommunikationsspezialisten in den Bereichen Markenkommunikation, Digital, Onlinemarketing, Klassische Kommunikation und Design in interdisziplinären Teams zusammen. Wir verbinden intelligente Strategien und Technologien mit hoher Designqualität.

Sie übernehmen neben den klassischen Sekretariatsarbeiten die Telefonzentrale und den freundlichen Empfang der Kunden. In dieser Position agieren Sie als "Visitenkarte der Agentur", sind zentrale Schaltstelle im Innen- und Außenverhältnis, vermitteln Gespräche, geben telefonische Auskünfte und heißen Besucher herzlich willkommen. Außerdem übernehmen Sie die Hausverwaltung und Vermietung der Zimmer der Zionskirche. Insgesamt 25 Zimmer in 8 Wohngemeinschaften werden von Ihnen betreut.Beide Aufgabenbereiche sind vielschichtig und erfordern ausgeprägtes kommunikatives Geschick, Freude am Umgang mit Menschen und eine sorgfältige, pflichtbewusste Herangehensweise.

Ihr Aufgabengebiet

  • Empfangstätigkeiten, u.a. Empfang und Betreuung von Besuchern
  • Übernahme der Telefonzentrale 
  • Führung und Überwachung der verschiedenen Kalender inkl. Geschäftsführungsterminplanung
  • Vorbereitung und Betreuung der Besprechungen
  • Unterstützung des operativen Tagesgeschäfts der Geschäftsführer
  • Reiseplanung und -abrechnung
  • Verwaltung von Posteingang und -ausgang
  • Adresspflege
  • Führung der Portokasse
  • Verwaltung des Fuhrparks
  • Einweisung neuer Mitarbeiter
  • Materialverwaltung & -beschaffung
  • Organisatorische Aufgaben rund um den Agenturalltag
  • Einholung von Angeboten
  • Bewerbermanagement
  • Koordination und Durchführung der Awardbewerbungen
  • Koordination und Durchführung der Patentanmeldungen
  • Koordination und Versand des Agenturnewsletters

Hausverwaltung

  • Koordination und Betreuung der Reinigungskräfte, Hausmeister und Handwerker
  • Entgegennahme und Bearbeitung der Anliegen der Mieter
  • Vermietung der freien Zimmer (Anzeigenerstellung, Entgegennahme und Beantwortung von Mietgesuchen, Abstimmung von Besichtigungsterminen)
  • Durchführung der Nebenkostenabrechnung
  • Erstellung von Mietverträgen
  • alltägliche organisatorische Aufgaben

Was wir erwarten

  • Mind. 3 Jahre Berufserfahrung im Idealfall im Gastronomiebereich
  • Im Idealfall Erfahrung in der Hausverwaltung
  • Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
  • Gute Office Kenntnisse
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
  • Erfahrung im Rechnungswesen
  • Repräsentatives und freundliches Auftreten
  • Souveränität und Zuverlässigkeit, auch im Umgang mit Geschäftspartner
  • Selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
  • Teamfähigkeit und Organisationsgeschick

Was wir bieten

  • Ein spannendes und verantwortungsvolles Aufgabenspektrum in einer Schlüsselposition
  • Eigenverantwortliches Handeln und Organisieren
  • Spannenden und Abwechslungsreiche Aufgaben
  • Ein toller Teamspirit in einer inspirierenden Arbeitsatmosphäre
  • Angenehmes Arbeitsklima in einem hochmotivierten, erfahrenen und mehrfach ausgezeichneten Kreativ-Team

Umfang der Bewerbungsunterlagen

Begeistern Sie uns mit Ihrer Bewerbung. Ihr vollständiges Profil senden Sie uns bitte mit Angabe des nächstmöglichen Eintrittstermins, Gehaltswunsch und mit folgenden Unterlagen in digitaler Form, an die unten aufgeführte E-Mail Adresse: Lebenslauf, Ausbildungs-, Hochschul-, Praktika- und Arbeitszeugnisse.

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