Empfangs- und Teamsekretärin (w/m)

Ulm | Ab sofort

In den zeroseven design studios entwickeln wir Markenunikate und Kommunikation im gesamten Markenraum. Wir inszenieren, überraschen, verführen und begeistern. Um Menschen zu gewinnen. Um Unternehmen und Märkte zu beflügeln.

In den zeroseven design studios arbeiten 35 erfahrene Online-, Design-, Marketing-, Kommunikationsspezialisten, Architekten und Bauplaner in interdisziplinären Teams zusammen. Und verbinden intelligente Strategien und Technologien mit hoher Designqualität.

Digital, analog und in der Architektur. 

Ihr Aufgabengebiet

  • Empfangstätigkeiten, u.a. Empfang und Betreuung von Besuchern
  • Übernahme der Telefonzentrale 
  • Führung und Überwachung der verschiedenen Kalender inkl. Geschäftsführungsterminplanung
  • Vorbereitung und Betreuung der Besprechungen
  • Unterstützung des operativen Tagesgeschäfts der Geschäftsführer
  • Reiseplanung und -abrechnung
  • Verwaltung von Posteingang und -ausgang
  • Adresspflege
  • Führung der Portokasse
  • Verwaltung des Fuhrparks
  • Einweisung neuer Mitarbeiter
  • Materialverwaltung & -beschaffung
  • Organisatorische Aufgaben rund um den Agenturalltag
  • Einholung von Angeboten
  • Bewerbermanagement
  • Koordination und Durchführung der Awardbewerbungen
  • Koordination und Durchführung der Patentanmeldungen
  • Koordination und Versand des Agenturnewsletters

Hausverwaltung

  • Koordination und Betreuung der Reinigungskräfte, Hausmeister und Handwerker
  • Entgegennahme und Bearbeitung der Anliegen der Mieter
  • Vermietung der freien Zimmer (Anzeigenerstellung, Entgegennahme und Beantwortung von Mietgesuchen, Abstimmung von Besichtigungsterminen)
  • Durchführung der Nebenkostenabrechnung
  • Erstellung von Mietverträgen
  • alltägliche organisatorische Aufgaben

Was wir erwarten

  • Mind. 3 Jahre Berufserfahrung
  • Im Idealfall Erfahrung in der Hausverwaltung
  • Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
  • Gute Office Kenntnisse
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
  • Erfahrung im Rechnungswesen
  • Repräsentatives und freundliches Auftreten
  • Souveränität und Zuverlässigkeit, auch im Umgang mit Geschäftspartner
  • Selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
  • Teamfähigkeit und Organisationsgeschick

Was wir bieten

  • Ein spannendes und verantwortungsvolles Aufgabenspektrum in einer Schlüsselposition
  • Eigenverantwortliches Handeln und Organisieren
  • Spannenden und Abwechslungsreiche Aufgaben
  • Ein toller Teamspirit in einer inspirierenden Arbeitsatmosphäre
  • Angenehmes Arbeitsklima in einem hochmotivierten, erfahrenen und mehrfach ausgezeichneten Kreativ-Team

Umfang der Bewerbungsunterlagen

Begeistern Sie uns mit Ihrer Bewerbung. Ihr vollständiges Profil senden Sie uns bitte mit Angabe des nächstmöglichen Eintrittstermins, Gehaltswunsch und mit folgenden Unterlagen in digitaler Form, an die unten aufgeführte E-Mail Adresse: Lebenslauf, Ausbildungs-, Hochschul-, Praktika- und Arbeitszeugnisse.

Bewerbung an: jobs@zeroseven.de

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