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Office Management / Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

Ulm (Deutschland)

Herkunft, Geschlechtsidentität, sexuelle Orientierung, Religion, Alter oder Behinderung – bei uns spielen diese Faktoren keine Rolle. Wir suchen nach Menschen, die unser Team mit ihren Talenten bereichern.

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Dein Aufgabengebiet:

Als Office Manager:in hast du eine Schlüsselposition in unserem Unternehmen und trägst maßgeblich zur reibungslosen Organisation bei. Du bist die erste Anlaufstelle für Informationen, kümmerst dich um die Bürokoordination und hast ein offenes Ohr für allerlei Anliegen.

  • Du bist Gatekeeper:in und stellst sicher, dass alle eingehenden Informationen weitergeleitet werden und Gäste sich willkommen fühlen. Telefon und Türklingel sind in deiner Obhut, und du behältst den Überblick, wenn sich Kolleg:innen krank melden.
  • Als Postal Coordinator:in sorgst du dafür, dass der Briefkasten regelmäßig geleert wird, Post geöffnet und verteilt wird. Du behältst den Überblick über Beispiel- und Referenzmaterialien und versendest die Ausgangspost.
  • Das Office Management liegt ebenfalls in deinen Händen. Du bist verantwortlich für die Verfügbarkeit von Büro- und Hauswirtschaftsbedarf. Du sorgst dafür, dass wir die Küche sauber und funktionsfähig halten. Dafür aktualisierst du den Küchenputzplan regelmäßig.
  • Du bist Feelgood Manager:in, indem du sicherstellst, dass Kaffeebohnen vorhanden sind, am Dienstag frisches Obst eingekauft ist und am Donnerstag Müsli oder Porridge für gute Stimmung im Team sorgt. Die Organisation von Geburtstags-, Betriebsjubiläums- und Abschiedsgeschenken liegt ebenfalls in deinem Verantwortungsbereich.
  • Als Cash Administrator:in kümmerst du dich um die Kasse, du hältst Debit-/Kreditkarten verfügbar, prüfst die Abrechnung und regelst den Zugriff darauf.
  • Als Fleet Manager:in pflegst und verwaltest du den Fuhrpark, kümmerst dich um Kundendienste, Reifenwechsel, TÜV und Neuanschaffungen.
  • In der Rolle Apartment Manager:in bist du für Vermietung, Nebenkostenabrechnung und Übergaben verantwortlich.
  • Als Event Manager:in förderst du das Gemeinschaftsgefühl durch die Organisation von Mitarbeiterevents wie Jahresfeiern oder Grillfesten.

Dein typischer Donnerstag könnte bei uns so aussehen:

08:30 Ankommen, verpasste Anrufe checken
08:45 Überprüfung von eingehenden Informationen und Personen
09:00 Briefkasten leeren und Post verteilen
09:30 Porridge zubereiten für den Müslitag
10:00 Frühstückspause
10:30 Aufräumen und Ordnung in der Küche
11:00 Bestellung Bürobedarf
11:30 Besprechungszimmer vorbereiten
12:00 Mittagspause
14:00 Abrechnung Kreditkarten
15:00 Besprechungszimmer aufräumen und lüften
15:15 Koordination von Kundendienstterminen des Fuhrparks
15:45 Recherche Catering fürs Mitarbeiterevent
16:45 Ausgangspost zum Briefkasten bringen und Kaffee kaufen
17:30 Feierabend

Du passt perfekt zu uns, wenn du das mitbringst:

  • Du hast richtig Lust darauf, alle diese Dinge richtig gut zu machen.
  • Du hast Erfahrung in einer vergleichbarer Position.
  • Du arbeitest strukturiert und bist zuverlässig.
  • Du kannst gut mit Menschen, greifst gerne zum Hörer und kannst dir Gehör verschaffen.
  • Du hast Deutsch- (C2) und Englischkenntnisse (B1/B2).

Dein Arbeitsplatz:

Die zeroseven design studios, The Home of Brand Evolution, wird dein neuer inspirierender Arbeitsplatz sein. Denn unsere Agentur mit fast 50 Mitarbeiter:innen ist in den Räumen der ehemaligen Zionskirche in der Ulmer Neustadt, mitten in der Innenstadt – inklusive Stadtpark vor der Bürotüre. Wir bieten unseren Auftraggeber:innen: Digital Innovation (Web- und App Design, Corporate Websites, E-Commerce Lösungen und App-Entwicklung), Markenkommunikation (Strategische Markenberatung, Konzeption, Filmproduktion, Corporate Design und Publishing, Employer Branding und Corporate Architecture) sowie Online Marketing (Social Media Strategie, SEO/SEA, Social Media und Content Marketing, Online-Shop Optimierung). Wir zählen zu den führenden Anbietern für TYPO3-und Shopware-Programmierung in Süddeutschland.

Dein Team besteht aus Spezialist:innen aus den Bereichen, Kommunikationsdesign, Projektmanagement, Markenführung, Online Marketing, Content Creation, Softwareentwicklung Wir helfen unseren Auftraggeber:innen dabei, ihre Marken besser bekannt zu machen, indem wir ihre DNA in passende Kommunikationslösungen umwandeln. Wir arbeiten nach dem "Brand Interaction Prozess". Gegründet wurden wir bereits im Jahr 2000. Schon immer sind wir leidenschaftlich und neugierig. Wir lieben es, Marken erlebbar zu machen. Wir schaffen Lösungen, die Menschen inspirieren, motivieren und begeistern. So erschaffen wir Kommunikationslösungen mit technischer Finesse, die begeistert und einen klaren Weg beschreiben. Unsere Auftraggeber:innen schätzen uns für unsere technische Expertise, unsere Kreativität und unsere Fähigkeit, maßgeschneiderte Lösungen zu finden, die ihre Marken und Unternehmen voranbringen.

So ticken wir menschlich:

Du bist nie alleine, weder im Büro, noch in den Pausen. Wir sind Kolleg:innen, die auch Freund:innen sind. Wir lieben es, gemeinsam zu Kochen und gemeinsam zu Essen. Donnerstags gibt es immer Müsli für alle, das frisch zubereitet wird. (Und zwar von dir, was dich zur/zum Held:in von zeroseven macht). Da kommt dann der Inhalt unseres obligatorischen Obstkorbs mit rein. Unser Kaffee schmeckt wirklich lecker, auch wenn man ein bisschen Barrista-Know-How dafür braucht. Wir sind Design-Addicts, Gamer, Nerds und Geeks, Fantasy- und Musikliebhaber, Serien-Binger. Einmal im Monat gibt es den "Last Thursday". Hier bringen wir uns gegenseitig auf den aktuellen (technischen) Stand und lassen den Arbeitstag beim Feierabendbier ausklingen. Wir arbeiten collaborativ und leben flache Hierarchien (die Chefetage ist jederzeit für dich ansprechbar). Eine gute Work-Life-Familiy-Balance ist uns wichtig, deshalb arbeiten wir auch aus dem Homeoffice oder in Teilzeit.

Ich freue mich auf Deine Bewerbung und unser erstes gemeinsames Gespräch.

Mathias Edel Talent Marketing & Recruiting
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